GLN là chìa khóa tham khảo cho các tệp tin (file) dữ liệu trong máy vi tính được dùng để hướng các thực thể (hàng hóa, giấy tờ trên cơ sở thông tin, thông tin điện tử …) đến các địa điểm (mang tính tự nhiên hay chức năng) hoặc đến các bên tham gia.
GLN có thể phân định bất kì một bên hay địa điểm nào có thể gán địa điểm như:
– Các cơ quan hợp pháp: toàn bộ các công ty, nhà thầu phụ hay các bộ phận như nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng, nhà vận chuyển…
– Các vị trí địa lý: một phòng cụ thể trong một tòa nhà, một kho hàng hay cổng của một kho hàng, điểm giao vận, điểm chuyển vận…
– Các vị trí mang tính chức năng: một phòng đặc thù với một chức năng hợp pháp (ví dụ: phòng kế toán), một hòm thư hoặc một tệp dữ liệu với một máy vi tính.
GLN là chìa khóa tham khảo để gọi thông tin ra từ cơ sở dữ liệu như:
– Tên của bên tham gia
– Địa chỉ bưu điện
– Dạng vị trí (trung tâm sản xuất, nhà kho, nơi bán hàng, cơ quan đầu não)
– Khu vực
– Số điện thoại, fax
-Người liên lạc
-Thông tin về tài khoản trong ngành hậu cần
Ngoài ra, GLN còn có thể bao gồm cả
-Tiểu sử của công ty
– Số phòng
– Số vào
-Số lãi